こんにちは！中小企業診断士のカズユキです。
今回は実務補習に参加する時の心得について書いていきます。
実務補習がどういった流れで進むかは以前のブログで書いています。
私が参加した時のこともブログに書きました。
今思うと反省点がかなり多いです。
ですのでこれから参加する皆さんには、せめて私が踏んだ失敗を避けてもらえるようにお伝えします。
項目が多のでさらっとタイトルだけ拾ってもらってもわかるようにしています。
事前準備はしっかりしよう
社会人の方は限られた中で準備しないといけないのでなかなか難しいですが、実務補習は参加前から始まっています。
指導員の先生から助言する会社の業種などを事前にメールで伝えられるので、可能な限り調べておいた方が良いです。
インターネットや図書館などでさまざまなデータが手に入ります。
メンバーからの信頼も厚くなりますし、訪問した時に「よく調べてるね」と経営者に褒められます。
下調べが少ないと気後れします。
ヒアリングでも良い質問ができません。
多少的外れな情報でもいいので、一生懸命調べてきた姿勢はみせましょう(^^)
集合時間は余裕を持って行こう
特に1日目の顔合わせは余裕を持って行ったほうが良いです。
メンバーと名刺交換して軽く話すことができます。
どんな人かお互い多少わかると安心します。
私は初回の参加で時間ギリギリに行ってしまい完全に気後れしました。
1日目はかなり過密スケジュールです。
ざっと1日目のスケジュールを書くと以下の通りです。
- ガイダンス
- 自己紹介
- 担当決め
- ヒアリング内容検討
- 移動
- ヒアリング・現場視察
こんな感じで進みますので、気持ちが焦った状態で参加すると大事なことを忘れてしまいます。
リーダーをやってみよう
中小企業診断士として登録するには合計3社の診断が必要です。
毎回担当を決めるのですが、リーダーは一度経験している方が良いです。
大変ですが診断＋全体調整の経験はなかなかできません。
せっかくお金を払って参加しますので、良い経験をしましょう。
たとえリーダーが頼りなくてもみんながしっかりサポートしてくれます。
一生懸命やっている姿を見せれば大丈夫です。
メンバーの名前を覚えよう
当たり前のことですが、私はこれにかなり苦労しました(^^;)
前のブログでも書きましたが、シャツのポケットに名刺を忍ばせて呼ぶ直前に確認してました。
なるべく名前で呼ぶようにして早く覚えるようにも心がけました。
経験上ですが、呼んだ方が覚えやすいです。
苦手な方も多いと思いますが、こういった努力をすることで、メンバーからの信頼を得ることができます。
メンバーには敬意を払おう
実務補習に参加するメンバーは、同じ中小企業診断士試験に合格した者同士とはいえ、年齢や職業、経験年数などまったく違います。
特に年齢が若い方は萎縮してしまうこともあります。
逆に年齢が高くなってくると、若い方に意見されるとムッときてしまう時もあります。
進捗が遅れているメンバーにイライラすることもあります。
訪問する会社の業界によっては得意不得意もあります。
メンバーの連絡が遅くて不安になることもあります。
指導員の先生から徹底的に論破されてめっちゃ凹んだり、正直ムカついたりする時もあります。
いろいろありますが、相手を敬う気持ちは忘れないで下さい。
私が参加したある実務補習のことですが、1番若いのに的確な意見を言う人がいました。
最初はリーダーとしてかなり頼りない感じの人が徐々に自信をつけ始めて最終的にはメンバーを引っ張ってくれた人もいました。
せっかくご縁でメンバーになったので大事にして下さい。
訪問先の会社には感謝しよう
訪問先の社長は忙しい中、診断士を登録する我々のために協力してくれています。
時間をしっかり守り常に感謝の気持ちを忘れずに接して下さい。
経営者は会社の大事な情報を「どこの馬の骨かわからない人たち」に渡すことを不安に思っています。
しかし報告書作成には財務データや販売や原価のデータが必要になります。
できるだけ丁重に言いながらも、可能な限り提供をお願いしましょう。
もちろん提供いただいた資料は大事に取り扱って下さい。
従業員の方に配慮しよう
報告書作成のためには現場の視察が必要です。
「工場の視察をして何か見つかるのか？」
「あんまり行ったことがないからわからないかも」
と思われるかもしれません。
製造現場を知らなくても診断士試験の知識があれば案外問題点は見つかります。
中小企業の現場は改善すべきところが多いです。
しかしスケジュールの関係でうまく視察できないことがあります。
止まっている工場だけ視察するだけの時もあります。
生産戦略担当にとっては報告書作成の難易度が一気に上がります。
書くことがないといったほうが良いでしょう。
話が少し脱線しましたが実際の製造現場では当然働いている人がいます。
その人たちに配慮して視察してください。
逆の立場になって考えると、ずかずか入ってきて写真や動画を取られまくったら嫌な思いをするはずです。
ただし遠慮しすぎると良い報告書を書くことができませんので、可能な限りは素材を持って返るために頑張りましょう。
しかし現場にお邪魔していることを忘れないようにしてください。
タイムマネジメントをしよう
実務補習は5日間ありますが、実際参加するとかなり無理なスケジュールだと実感します。
ですので一日の時間を有効に使う努力をしましょう。
具体的には、朝に集合した時に今日は何をするか、何時までに終わらせるかを共有します。
具体的には
- 午前中は各戦略の問題点を抽出
- 16:00方までに課題設定
- 17:00までに明日やることや報告書のフォーマットすり合わせ
上記は2日目のイメージです。
皆さん優秀なので自然と今日の予定について話し合いますのであまり心配しなくても大丈夫です。
しかし時間をオーバーすることが多いので、時間を意識して結論を出すようにして下さい。
困ったら先生に相談しよう
2日目で方向性を決めれば個人作業に入ります。
割り当てられた戦略を基本的には一人で作り上げないといけません。
なかなかスラスラ書くことは難しいです。
場合によっては思いつかなくなって全く書けないこともあります。
そういった時には遠慮なく指導員の先生に相談してください。
仕事でよく言われる言葉に「悪にニュースほど早く報告」と言われたことがあると思います。
3日目に集まってほとんど書いていないとメンバーに迷惑をかけてしまいます。
自分も思い切って意見を言えなくなってしまいます。
質問すれば指導員の先生からアドバイスを頂けます。
そのアドバイス１つで一気に進むことがあります。
わからないことはどんどん質問しましょう。
メンバーにも相談しよう
指導員の先生だけでなくメンバーにもわからないことはどんどん聞いてみましょう。
初回の参加であれば２、３回目の人に聞くとよりはっきりと実務補習の流れがわかります。
メンバーの中には得意分野を持っている人がいますので的確な意見がもらえることがあります。
たくさんコミュニケーションを取ることでだんだんチームワークが強化されます。
もちろん協力してくれたら感謝の言葉をしっかり伝えて下さい。
返答は早くしよう
実務補習は過密スケジュールなので生産性を上げていかないといけません。
そのためには相談や連絡があったら早く返答してください。
返答を待っている間は付加価値を生みません。
いわゆるトヨタの７つのムダの一つ手待ちのムダです。
仕事ができる人は返信も早いです。
信頼感も向上します。
意見は言い合おう
実務補習ではいろんな意見を検討して一つの方向性を決めていきます。
自分の意見を言っても採用されないことも多いです。
それが続くとモチベーションが下がって意見を言うことが面倒になってきます。
しかし意見を出すことで誰も考えもしなかったアイデアが出ます。
少々的外れなことを言っても大丈夫です。
主体的に参加するよう心掛けてください。
また意見をあまり言っていない人がいたら、それとなく発言することを促してあげてください。
思っていても言い出せないことがありますので、促してあげると発言することが少し楽になります。
納期を守ろう
当たり前のことですが約束は守るようにしてください。
自分が担当する戦略、お金や備品の管理、中間報告、報告書の表紙など細かいところまで考えるとたくさんあります。
２週間という短い期間の中で６０ページ以上の報告書を作成しないといけませんので、それぞれの期限はしっかり守って下さい。
「まだできてません」
「忘れていました」
そういった人がいると皆でフォローしていく必要があるので計画が崩れます。
仮にそういった方がいてもあまり責めずにどうすれば間に合うかを一緒に考えていきましょう。
とにかく成果物を作ろう
報告書を書くことは簡単ではありません。
なかなか文章が思いつかずに筆が止まってしまう方が多いです。
いきなり１００点を目指さなくても良いです。
どうせたくさん訂正が入ります。
まずは６０点ぐらいを目指していきましょう。
ある程度形を作ると
「もっとこうしたほうがいいかも」
「これは必要ないな」
といった感じでより具体的な考えやアイデアが出てきます。
またメンバーからも的確な意見をもらうことができます。
コツとしてはいきなり本文を書かずに章のタイトルを作ってみましょう。
アウトライン（概要）が出来上がると本文のイメージが湧いてきます。
プレゼンは自信を持ってしよう
報告書を完成させた後は会社に訪問して成果を報告します。
短時間でまとめ上げるので納得した報告書といかないこともあるでしょう。
しかし社長にそんな事情を訴えても仕方がありません。
報告するときは自分の提言を、しっかりと自信をもって伝えて下さい。
そんな姿に社長は心を動かされます。
私の実体験ですが、ある社長から報告会が終わった後に「実は最初後ろ向きだったんですが、やってよかったです」という言葉をもらったことがあります。
その時はすごく達成感を得ることができました。
最後に
散々偉そうなことを書きましたが、そんな私も悪戦苦闘の日々でした(^^;)
こんなにポンコツな自分にがっかりしました。
資格は取得できそうだけど、本質的には何も変わらないんだなと思い知らされました。
しかしいろんな失敗をしたのでその分学ぶことも多かったです。
これから実務補習を受ける方に少し手もヒントになればと思い魂を込めて書きました。
また私のブログで中小企業診断士という資格に興味を持っていただけると嬉しいです。
