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業務改善活動その5|活動のキックオフをしよう!

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こんにちは!中小企業診断士のカズユキです。

 

鉄拳のパラパラ漫画を見て、電車の中で泣いてしまいました( ;∀;)

あれは部屋でひっそり一人で見るものでした・・・とても良い話でした。

 

そんなことはどうでも良いですね(^^)

こんにちは!中小企業診断士のカズユキです。

 

鉄拳のパラパラ漫画を見て、電車の中で泣いてしまいました( ;∀;)

あれは部屋で一人で見るものでした・・・とても良い話でした。

 

そんなことはどうでも良いですね(^^)

またまた前回に続いて業務改善活動に関することを解説していきます。

今回は改善活動のキックオフについてです。

 

キックオフとは

活動のキックオフとは「活動をスタートすることを宣言すること」です。

サッカーは試合を開始することをキックオフといますが、それと同じ意味です。

具体的には「経営計画発表会」を開催します。

また成果が出た後は「成果報告会」を実施します。

 

経営計画発表会や成果報告会は、業務改善活動で得た成果を報告します。

発表するために資料をまとめるなど、通常業務にプラスされるので苦労はしますが、共有できる形にして発表しないと伝わりません。

また、共有することによって、改善活動の横展開や、協力的な人への評価・諸牛の繁栄を実現します。

 

 

発表会の中では、活動の目的や各部署の活動内容を全従業員に向けて説明します。

改善活動は半期に一度目標の成果の確認と新たな目標の設定を行います。

 

キックオフをする目的

キックオフは私が支援をする際には必ずしていただいています。

「改善活動を始めるだけなのに、大掛かりな宣言する必要があるのか」

何て言われることもありますが、

「キックオフは必要です!」と断言できます。

 

理由としては「従業員の方々が改善活動に協力的になってもらうため」です。

 

業務改善活動は通常業務にプラスで行う必要があるため、従業員の方にとっては仕事が上乗せされたイメージになることがあります。

長期的な目線で考えると、改善活動をしておかないと徐々に会社の業績が落ちていく恐れがあります。

業績が落ちていくと、給料を定期的に昇給されることが難しくなります。

毎年決まってもらっていた賞与が支給できないことも考えられます。

しかし、従業員の中には短期目線の方がいるため、

「余計な仕事が増えた」

「こんなのやっても意味がない」

と思われる方もいます。

そうした方はどんなに歩み寄っても協力的になることが難しいことが多いです。

そのような方はどこの会社にも1割程度存在します。

よく「2:6:2の法則」など言われますよね。

問題になるのが、非協力的で不平不満を言う人の影響で、従業員全体が非協力的になってしまうことです。

全社的に取り組む姿勢を見せることで、非協力的な人の影響を少なくしておきます。

 

キックオフは経営者が自らの言葉で伝える

キックオフはいろんな形でしていただいて構いません。

私が実施している内容としては、

  • 開会のあいさつ
  • 経営者からの言葉
  • 各活動単位での目標発表
  • 質疑応答
  • 閉会の言葉

このようなスケジュールで進めます。

時間としては90分~120分ぐらいを想定しています。

特に各活動単位の報告は時間がかかります。

たとえば、6つの部門で業務改善活動を実施すると、1グループあたり10分程度×6グループなので60分かかります。

ですので、発表会の時間は十分に取る必要があります。

 

必ず入れてほしいのは「経営者からの言葉」です。

どんなに簡素にしても、必ず経営者からこの活動の重要性を伝えます。

これをすることによって従業員を協力的な方向に持っていくことができます。

 

改善活動のような「緊急性はないけど重要な仕事」は、従業員さんに理解されにくいことが多いです。

現場のリーダーの力だけでは全社的な活動に持っていくことはできません。

経営者が「会社全体で取り組むんだ!」と全社員に伝えることで、活動が効果的になります。

 

また活動に協力的な人を評価することも約束します。

活動をやってもやらなくても評価が変わらなければ、やらないほうが得になってしまいます。

しっかりと処遇に反映することも求められます。

 

最後に

今回は改善活動のキックオフについて解説いたしました。

従業員にとってキックオフは面倒なイベントと感じるかもしれません。

しかし私は経営者の覚悟やリーダーに活動を確実に遂行する責任を持たせるために必要なイベントであることを強く訴えています。

経営計画発表会の開催や具体的な当日の次第(スケジュール)などは、「組織を成長させる改善活動の進め方」で紹介しています。

【経営コンサルタント実務④】組織を成長させる改善活動の進め方

内容の一部はお試し版で公開しておりますので、ぜひ参考にしてください!

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