こんにちは！中小企業診断士のカズユキです。
私はブログを通して5S活動の重要性と有効性を発信しています。
たかが5Sですが、されど5Sです、
実際に活動してみると、うまくいかないことが多いです。
だんだんと活動する内容がなくなってきて、モチベーションが下がることもあります。
今回はマンネリ化を打破するためにはどうすれば良いかをお伝えします。
5Sがマンネリ化する流れ
５Ｓ活動がマンネリ化していることに困っている会社はたくさんあります。
改善する場所はなくなってるにも関わらず、会社から言われているので活動はしないといけません。
無理矢理改善場所を探したり、効果の少ないものを掲げたり・・・
もう改善するところがないけど、どうしたらいいのかがわからずに、やらされ感が漂う中で活動をしているというケースです。
5S活動は取り組み当初は改善する場所がたくさんあります。
効果も目に見えて出てくるので、高いモチベーションを保ちながら活動ができます。
ところが改善が進んでいくと、だんだんとネタがなくなってきます。
当然のことですね。
むしろなくなるということは、それだけ職場環境が良くなったいる証です(^^)
そあなると今度は維持することが中心になってきます。
維持するのも結構大変です。
従業員にルールが行き届いていないと、すぐに元に戻ります。
躾ができているかどうかです。
しかし「維持」は成果としては見えないので、モチベーションが高まりません。
これがマンネリ化を招く最も大きな要因です。
マンネリ打破は他人の目
ではどうすればマンネリ化を避けられるでしょうか？
それは、
「第三者の視点を取り入れる」
ことです。
これを取り入れると実は気がついてなかった改善点が顕在化します。
いつもの職場環境は慣れてしまっているので、職場内の人からすると「当たり前」になっています。
しかし外部の人から見るとどうでしょうか？
例えば、飲食店を想定します。
お客さんが通るところに材料が入っている段ボールなどが置いてあったら、
「ちょっと通りにくいし、衛生的に大丈夫かな？」
なんて思ったりします。
メニュー表が汚れていると、
「この店の味は大丈夫かな」
と思ったりします。
そもそも店外の電灯が切れていたり、食品サンプルが古いとどうでしょうか？
行き慣れている所なら気にしないかもしれませんが、行ったことのない店なら食べようとしないでしょう。
しかしお店の人からすると、その環境に慣れてしまっているので、特に問題に感じていません。
職場内の人々の視点からは「当たり前」であっても、部外者から見れば「なぜこんなものがここにあるのか」「この置き方は不便ではないか」と思えることがあります。
その視点を活用し、5S活動を活性化させます。
他人の目の活用方法
では職場の5S活動における、第三者の視点を取り入れる方法を紹介します。
経営トップや５Ｓ委員会（推進事務局）による職場巡回
経営トップや上層部は、仕事の流れや会社の今後の方向性など、全体的な視点を持っています。
5S活動メンバーは職場内の限られた視点で見てしまいがちです。
これは視野が狭いという意味ではなくて、皆さんそうなります。
逆の立場で社長室を従業員の方が見れば、5Sの改善ポイントが見つかると思います。
まあそれは置いといて、経営層の指摘は広い範囲に渡ります。
5S活動の有効性を高めるために、このような定期的な巡回が望ましいです。
来客（取引先や協力会社）によるコメント
お客様の工場監査を受け入れる時には、５Ｓ的な観点のコメントももらえるはずです。
もらえなかった場合は、お願いして指摘してもらうこともよいでしょう。
「お客様がこう言っているから」という言葉は、社内でも強い影響力を及ぼします。
他部門・他職場の人にチェックしてもらう
違う部門や職場の人に来てもらい、指摘をしてもらう方法です。
相互にチェックをしあうのが望ましいでしょう（お互いに５Ｓのやり方が参考となり、刺激になるから）。
例えばチェック用紙を設けると、簡単に相互チェックができます。
外部のコンサルタントに依頼する
専門家の力を借りることです。
私も支援企業さんに月一回程度訪問して、進捗を確認しています。
会社以外の人間が訪問すると、
「やっておかないと」
といった気持ちになります。
5S活動をスタートさせた直後は、こうした外部の力を使うことが有効です。
５Ｓ活動の成果発表会を行う
発表内容に応じて、経営トップなどに活動の評価をしてもらいます。
その評価結果をフィードバックしてもらうことで、どのような点に改善の余地があるかのヒントが得られます。
議論の過程の中で、新たなアイデアが生まれることもあります。
例えば、作業台と工具の置き場が離れているという指摘をもらったとします。
しかし、異物混入などの危険性を考えた時に、どうしても作業台と工具は離して保管しなければならないという事情があったとします。その場合は、離れたままでも構いません。
しかし「どうすれば少しでも便利になるだろう」という観点で職場で話し合いをすれば、工具置き場のレイアウト図を作業台の近くに貼っておくと、工具置き場の前で右往左往しなくてもすむのではないか、といったアイデアが出ます。
最後に
今回はマンネリ化を防ぐにはどうすれば良いかを解説しました。
5S活動は簡単なことですが、普段の作業プラスでやってもらうためには仕組みが必要です。
更にだんだんとモチベーションが落ちてきます。
そういった時にはいつもと違うことをしましょう(^^)
今回紹介した第3の目で見ると、まだまだやれてないことが見つかります。
いろんな工夫をして組織を活性化させましょう！
５S活動で組織を変えよう
私は５Ｓ活動の重要性をこのブログで発信しています。
また組織的に実行するための、ノウハウをまとめています。
参考書と違い、すぐに実行できるツールをふんだんに盛り込んでいます。
ぜひご活用くださいませ(^^)
