こんにちは！中小企業診断士のカズユキです。
私は５S活動が組織の活性化につながることを発信しています。
実際に５S活動を実施することで、自分たちの力で変革を促す行動を行うことができるようになった会社があります。
組織の行動が変わりますので、ぜひ実施してほしいです。
今回は運営していくためにどのようなことが必要かを解説します。
総責任者は社長
私が５S活動を支援するときには絶対に責任者を社長にします。
社長が責任者になることによって、５S活動の本気度が伝わります。
５S活動を実行しようとすると、あまり協力的でない人がいます。
部門の責任者が担当すると、協力的でない人が多くなってしまい活動に支障をきたします。
そんな状態になっている組織も良くありませんが(^^;)
社長が責任者になることによって、絶対に達成するという強い意思表示をします。
そうすると組織のメンバーもついてきてくれることが多いです。
それでも抵抗する人もいますけどね(^^;)
委員会を発足する
実際に組織に５S活動を定着させようとすると、それなりに時間がかかるので苦労します。
私が実務で行っている５S活動は「５S活動委員会」を発足します。
５S委員会というのは、５S活動を組織的に実行できるよう管理する事務局のことです。
「５S活動でそんなことまでしなくちゃいけないんですか！？」
という声が聞こえてきそうですが、絶対必要です。
なくても５S活動は可能ですが、継続することが難しいです。
自主的に実行する活動には限界があります。
習慣づけができている会社には、きっちりした仕組みがあります。
新しいことを定着させるためには、しっかり仕組みを作る必要があります。
委員会のメンバーは部門長が入ります。
事務的なサポートとして総務といった管理系の部署が担当します。
５S委員長は誰がなるのか
５S活動の委員会を発足したら、委員長を任命します。
「総責任者」は社長になってもらいますが、「委員長」は役員か部長クラスを任命します。
委員長はある程度現場のことを知っている人が良いです。
あまり現場のことを知らないと、５Sの活動メンバーも不安になります。
「現場にそぐわないようなことを言われないだろうか・・・」
現場の事情に合わせすぎると５S活動が進まないことがありますが、現場の意見を拾うことも大事です。
その時に、それに共感できる人を任命しておくと安心できます。
５Sは全員参加
委員会が発足した後は、活動メンバーを決定していきます。
絶対条件としては、
「活動場所のメンバーは聖域なく全員参加」
です。
そうしないと不公平が生まれますので、５S 活動に参加するメンバーから不満が出ます。
一人一役を与えることで、全員で達成するという意思を示します。
委員会はメンバーに漏れがないかしっかりチェックしてください。
５Sリーダーは目的によって使い分け
５S活動のメンバーを決めたら、それぞれのグループからリーダーを選出します。
５Sのリーダーと職場のリーダーは一致させる必要はありません。
この活動の目的によってリーダーを誰にするかを考えるとよいです。
例えば、「次のリーダを育てたい」という目的があるとします。
そうすると５Sリーダーは「次の職場のリーダーになるメンバー」を選出します。
また「新人の育成に使いたい」という目的があったとします。
その場合は「1，2年目のスタッフ」をリーダーに選出します。
この場合はメンバーが協力的になるように、職場のリーダーがしっかりとフォローする必要があります。
このように５S活動は、やること自体の難易度が高くないので、誰でもリーダーをすることができます。
目的のよって使い分けてください(^^)
５Sのチェックリストを活用する
５S活動ができているかを確認するときに、どういったところを見ればよいかチェックリストを活用すると良いです。
チェックリストとは、５Sの見るポイントをまとめたものです。
チェックリストがあると、自分たちが担当する場所ができているか自己チェックができます。
また、委員会が巡回するときに漏れなくチェックすることができます。
チェック結果は、どこかに集計して掲示をすれば、何ができていて、何が問題かが一目でわかるようになります。
このようなチェックリストは簡単に作ることはできます。
「理想の姿」を描いてみる
自分たちの職場について、そんな姿が理想なのかを描いてみます。
イメージ図やレイアウト図など、図表で表したほうがわかりやすいです。
そこに言葉を付け加えて、どうするのかを明確にしていきます。
例えば、
- あまり使わなくなった棚が無くなった職場のイメージを描く
- もっと動きやすいレイアウトの職場のイメージを描く
「それは費用がかかり過ぎるので無理なんじゃ・・・」
といったこともありますが、ひとまずアイデアを出してみましょう。
５S活動のリーダーだけでなく、メンバー全員で考えて一つの姿を完成させましょう。
費用の制約なく書いていくと、結構楽しいです。
それと現状の姿を対比させることによって「どうすれば理想の姿に近づけることができるのか」を考えると、発想が出やすくなります。
コストのかかることもあるでしょうが、できるかぎり制限なく、思うように描いて見てください。
一人で描くのではなく、グループで楽しみながら描くのがよいでしょう。
最後に
５S活動の定着するためには、これ以外にも工夫するポイントがあります。
「こんなにきっちり決めていかないとできないんですか？」
と思われるかもしれませんが、こうした仕組みを作ると活動が継続できます。
よく「うちの会社は決めたことが守れない」とか「主体的に働く人が少ない」と嘆いていることがあります。
このようなことを解決するためには「仕組み」が大事です。
仕組みがあると「やらなければならない」状況を作り出すことができます。
「それではやらされているだけじゃん」
となります(^^;)
しかし活動を定着させるためには、メンバーを引っ張っていく力も必要です。
個人のリーダーシップでは活動にムラが出てしまいますので、仕組みを作って安定して活動できるようにします。
ぜに５Ｓ活動に力を入れて、組織活性化につなげてください！
５Sのチェックリストについては、こちらからダウンロードしてください。
５S活動で組織を変えよう
私は５Ｓ活動の重要性をこのブログで発信しています。
また組織的に実行するための、ノウハウをまとめています。
参考書と違い、すぐに実行できるツールをふんだんに盛り込んでいます。
ぜひご活用くださいませ(^^)
