こんにちは！中小企業診断士のカズユキです。
前回の話ではムダについて私なりの見解を述べました。
ムダと言われるとムッとくる
簡単にいうとムダって言葉が好きではないって話です。
いきなり知らないコンサルタントから
「この作業ムダですね」
って言われるとムッとしませんか？
私はめっちゃ腹が立ちます(^^;)
それが正論であってもそんな気持ちになる方は多いです。
そういった方も巻き込んで仕事を間然するためには、相手に信頼してもらえる関係を構築しなければいけません。
一旦は今やっていることを認めてからどうすればもっと良くなるかを考えます。
いい意味で仕事をサボる、近道・ショートカットする方法を考えます。
その時に基本的な考え方があったほうが良い改善ができます。
今回は「改善の原則」について説明します。
改善の原則は
- Eliminate、やめる・捨てる
- Combine、一緒にする
- Replace、Rearrange、置き換える、順番を変える
- simplify、単純化する
この順番で改善を考えると良いといわれています。
実際その通りです。
説明していきます。
Eliminate、やめる・捨てる
1番良いのは「やらない」です。
例えば製造業では、仕掛品（製造途中の製品）を次の工程に移動させます。
前の工程と次の工程の距離があるといちいちそこまで運ばなくてはなりません。
しかしいっぱい運んでも付加価値は生まれません。
仕掛品を製品に製造していけばお客さんにお金をもらえますが、工場内で一生懸命運んでもお客さんからお金はもらえませんよね。
こういった作業はなるべくなくした方が良いです。
前工程と次工程の距離をなくせばほとんど運ばなくてもよくなります。
生産性向上でやめる・なくす行為が1番良いとされています。
Combine、一緒にする
次に良いのが「一緒にする」です。
ある工程ともう一つの工程を一緒に行ったほうが生産性が上がります。
私が勤めていた会社では2種類の顧客コードを使い分けていました。
同じ人に2つも番号があるのは複雑で間違えやすく非効率でした。
1つにすることでミスも減り管理も楽になったので良いことだらけでした。
会社って結構複雑な管理していることがありますよね(^^;)
もうちょっと細かいことでは、最近インターネットで個人情報を登録する時に漢字の名前を入れるとカタカナのふりがなも一緒に入ります。
一回の作業でたくさんの処理ができれば生産性が向上します。
一緒にすることで作業が楽になったり管理が楽になったりミスが減ったりします。
特にミスが起きると復帰するまでの作業は付加価値を生んでいません。
なぜかというと、ミスしなければその作業自体がないからです。
よく「確認作業って面倒」と感じる方がいます。
しかししっかり確認してから作業を進めた方がミスしづらくなって結果的に生産性の面では良いです。
Replace、Rearrange、置き換える、順番を変える
次は置き換える・順番変えるです。
置き換えるはで手作業から工具や道具を使用する作業場所や条件を変えるなどです。
例えば作業台で組み立てしている時に背の低い作業者にとっては高い場合があります。
そういった時に台を用意して作業することで作業台がちょうどよくなります。
計算が必要な作業も電卓で求めるよりエクセルなら一発で答えが出ます。ミスも少ないです。
別の例えでは、砂場に穴を掘る時に手で掘るよりもスコップで掘った方が生産性が高いですよね。
順番を変えるは作業の工程を変えることで生産性を向上させます。
simplfy、単純化する
最後は単純化です
上記三つの方法でうまくいかない場合はできるだけ作業を単純化しようという考え方です。
例えば、保険や携帯電話等の契約が必要なサービス業の場合についてですが、契約の話が長すぎて結局契約者が大事な内容を覚えていなくてトラブルになるケースって多いです。
内容が多くて複雑なので本当に大事なポイントに絞って話をしたほうが後々のトラブルも少なく安心して利用してもらえます。
私はサービス業でしたのでこういったトラブルが多かったです。
説明したうえで契約されているので後から「そんなの内容聞いていない」といわれても大変困ります。
どの内容でクレームになっているかだんだん傾向が見えてきますので、その中で重点を3つぐらいに絞って
「大事な点は３つあります」
といって話しておくといっぱい話をされるよりも覚えてくれます。
すべての話が大事なのでいろんな話をいっぱいしておきたいのですが、時間もかかりますし専門知識を持っていないお客さんの記憶のキャパシティを考えると単純化したほうが効果的です。
まとめ
もう一度申し上げると、
改善の原則は
- Eliminate、やめる・捨てる
- Combine、一緒にする
- Replace、Rearrange、置き換える、順番を変える
- simplify、単純化する
この順番で改善を考えると良いといわれています。
いろんな人を巻き込んだほうが改善は進みやすいので、たとえ現状が非効率なやり方でも否定せずに
「近道ポイントがいっぱいある」
と喜んで進めていきましょう！
こういった改善を進めると協力的な人とそうでない方の差がかなり出ます。
しかし、非協力的な方の中には素晴らしいアイデアを持っていることがあります。むしろそういう方は冷静に現状を分析していますのでアイデア豊富です。
ただし、実行するのが面倒と思っている人が多いです。
現状の仕事を認めながら多くの人を巻き込んで進めていってください！
そして何度も申し上げていますが、いろいろなことを考えて実行するためには「学び」が必要です。
今回のようなテクニックも必要ですが、
「どうすれば相手が気持ちよく動いてくれるか」
など、一緒に協力的に仕事をしてくれるためには相手の自尊心を傷つけることなくWIN-WINの関係を築かなくてはなりません。
こういったことも学ぶことで自分が全部仕事をしなくても進んでいきます。
まさに「なるべく仕事をサボる・近道・ショートカット」ができます。
知識は可能性を無限にします。
最初は小さな一歩でも続けるとマインドも変わって見える世界が違ってきますのでぜひ実行してください！
今回も最後まで読んでいただいてありがとうございます！
つたない文章で飾り気もないですが、私の思いを文章にぶつけています。
この文章に叫ぶがごとく叩き込んでいます(^^)
また聞いてやってくれたらとてもうれしいです！
