こんにちは！中小企業診断士のカズユキです。
社会人になるとホウレンソウが大事と言われます。
内容は以下の通りです。
報告
- 悪いことほど早く
- 正確に要点を絞る
連絡
- 手短にかつ正確に
- タイミングが大事
相談
- 結論を明確に
- 自分なりの考えを持つ
今さら言わなくてもわかりますが、ホウレンソウは仕事を進める時に必要です。
もしこれらのことが欠如するとどうなるか書いていきます。
ホウレンソウの事例
報告を怠ると
システム会社でよくありますが、相手の要求事項と成果物が乖離していることがあります。
出来上がった成果物が満たされていないと、修正を加える必要があります。
お客さんも自分がどういったものが必要なのか形にならないと具体的な意見が出てきませんので作る側も大変です。
かなり無理な要求をしてくることもあります。
そういったズレが生じていないか途中経過の報告ですり合わせておかないとお互い不幸になります。
中にはこちらが確認するまで報告をせずに勝手に進めていることもあります。
挙げ句の果てには「報告とか苦手なんです」とか言われたりします。
苦手は仕方がないですが、それを理由にしないというのは違います。
連絡を怠ると
以前勤めていた会社で起こったことです。
大事な書類が2週間ほったらかしにされていました。
相手は返事をずっと待っていた状態でした。
書類を預かった人は担当者のデスクにおきました。
担当者は他の書類に埋もれてしまったのか自分の机に置かれていることに気がつきませんでした。
相手先はそこまで急ぎの案件ではなかったと言ってくれましたが、全く反応がないのは会社の信用が下がってしまいます。
どうしてこんなことになってしまったのでしょうか？
一つは受け取った人が担当者に声かけをしなかったことです。
簡単なことですが、社会人でもできていない人は多いです。
もう一つは連絡とは違いますが、決済済みと未決済の書類が混在してしまっていることです。
5Sを行うことで仕事の精度が向上します。
相談を怠ると
ある会社の広報誌についてです。
内容について普段は相談してから印刷して配布します。
何回か作成するうちに慣れてきます。
慣れというのは恐ろしいです。
ある時、内容の相談なしに作成して配布してしまいました。
そういった時に限ってトラブルが起こります。
内容について大きなクレームを招くことになります。
会社のトップを巻き込んだ重大な問題に発展してしまいました。
仕事は慣れた時に事故やミスに繋がったりします。
自分が関わっている仕事がどういった影響を及ぼすかを考えて行動しなければなりません。
ホウレンソウのデメリット
ホウレンソウを密に細かく要求する会社が多いです。
しかしデメリットもあります。
思考停止に陥ってしまう
細かくホウレンソウを要求されるとだんだんと自分の考えを持たなくなってしまいます。
何でもかんでも確認をすると自分で考えなくても良くなるので楽です。
これでは次の世代の育成が遅れてしまいます。
自分が誰かに相談する時は、ある程度の考えを持っておきましょう。
仮に相談をされた時は、その人が自分の意見を持っているか、自分ならどうしようと考えているかを聞いてください。
全く意見を考えていなければ、次からは考えるように促してください。
そうすることで人材育成につながります。
みんながもっと仕事ができるようになると仕事が楽になります。
意思決定が遅くなる
一つのことを決定するために細かくホウレンソウを要求されると時間がかかります。
何人も承認を通す過程でいろんな意見が出てしまいます。
当初は少し尖った魅力的な企画だったのに、承認を得た時には平凡な企画になることもあります。
程度の判断は難しいですが、普段自分の裁量でやっている範囲であれば自己判断で進めてください。
もし上司の意に沿わない内容であれば、その時にやり方を変えれば大丈夫です。
モチベーションが低下する
思考停止にも関わってきますが、仕事を細かくチェックされてその都度いろいろ指示が出るとモチベーションの低下を招きます。
「自分はこうしたい」
「こうした方が楽なのに」
初めはそういったことを意見しますが、自分の意見が通らない状態が続くと次第に意見を言わなくなります。
相手の意見を聞いているようで聞いていない人は多いです。
意見の内容を最後まで聞かずに思い込みで判断されてしまうこともあります。
意見は対等であり、違う意見を言うことによってそこから新しいアイデアが浮かびます。
こういった意見をぶつけ合うことを「対話」と私は読んでいます。
ケンカではありません(^^;)
相手の意見を否定せずにどうすれば目的を達することができるかを考えると予期せぬアイデアに出会うことがあります。
相手の時間を奪っている
ホウレンソウをこまめにするということは自分の時間だけでなく相手の時間も奪っています。
そのことに部下だけでなく上司を気付いていません。
ホウレンソウを細かく行うことで大切な自分の時間がなくなっていることに気がついていません。
日本では仕事をする上でまたホウレンソウが当たり前ですが海外は違います。
自分の仕事が信頼されていないと感じてしまう人が多いです。
細かすぎるホウレンソウは省いて自分の裁量で仕事ができる環境を作ってください(^^)
と偉そうなことを言ってますが、私も絶賛修行中です(^^;)
言いたいことも言えない世の中ですが、違う意見を言うことは悪いことではありません。
目的地に向かう時に1番安全で近いルートを選ぶのは当然です。
絶対にそのプロセスを踏まないといけないという手段が目的化してしまうと思考停止に陥ってしまいます。
安全で品質に問題がなく生産性が高い方法があれば変えたほうがみんなが幸せになります。
まずは自分からマインドを変えていきましょう！
勉強しよう
何でも良いので勉強することでいろんな考え方や知識が身につきます。
そうすると同じ職場でも昨日とは違う景色が見えます。
例えばヒューマンエラーについて、
これまではミスが起こった原因を個人のせいにしてました。
対策は
「確認を徹底する」
「高い意識で仕事をする」
で終わってました。
しかしもうちょっと深掘りすると
「見た目が似ているのでうっかり間違えやすい」
という本質に気づくことができます。
この場合は、整頓して色分けすることでミスを減らすことができます。
理論的思考が身につくと怒りもコントロールすることができます。
私も日々勉強してみなさんに価値ある情報をお届けします。
みなさんも学ぶことを始めてみませんか(^^)
