こんにちは！中小企業診断士のカズユキです。
今回は会議を進行するときに覚えておいてほしいポイントを解説します。
ここを押さえておくことで、実りある会議になっていきます。
また会議進行の方法がわからない方の、この３つを覚えておけばそれなりにうまく進行します。
まずは結論から申し上げます。
会議を進行する時のポイント３つは
- 何をやったか
- 問題がないか
- 何をやるか
これだけです。
では解説します。
会議進行のポイント①「何をやったか」
最初に押さえておきたいのは「何をやったか」です。
例えば毎月開催している部門の進捗会議を想定します。
その場合に最初に確認することは「今月の活動報告」です。
どんなことをやったか、その結果どうなったかを共有できなければ会議になりません。
テーマが決まっている会議についても同様です。
そのテーマに対して現状を共有しないと、問題点や課題の話をすることはできません。
担当者は事前に調査して、現状についてわかりやすく説明する必要があります。
事前に資料を参加者に送っておくと、もっとスムーズに共有することができます。
もしこの話を飛ばすようなことがあれば議長に「現状の報告をお願いします」と申し出てください。
「そんなことやらなくてもみんな知っているだろ」
と思う人もいますが、意外と共有できていないことが多いです。
同じ部署にいても「全然知りませんでした」なんてこともあります。
現状の情報共有は丁寧に行ってください。
会議進行のポイント②「問題がないか」
次に押さえるべきは、仕事を進める上で弊害になっている問題点がないかを確認することです。
どんな仕事でも順調に進むとは限りません。
予定していたスケジュールよりも遅れることはしばしばあります。
私はコンサルタントで目標管理をしている時、予定通り進んでいないことはあまり問題にしていません。
しかしなぜ予定通りに進まなかったかを確認しています。
そこに課題や問題点が潜んでいるからです。
それを会議の場で明らかにして、みんなの知恵で解決していきます。
また議論しているうちに、「そういえばこんな問題もあったなぁ」なんてこともあります。
会議を通して潜在的な問題が明らかになることがあります。
このように事が見つかるだけでも会議の収穫です。
会議進行のポイント③「何をやるか」
最後は「今後何をやっていくか」です。
次のアクションプランが決定しないと、会議とする意味がなくなってしまいます。
会議はタダで開催できません。
会議を開くと当然コストがかかっています。
例えば10人が参加する2時間の会議を考えます。
皆さんの時間給を2,000円と考えます。
そうすると会議を開催する人件費は、
2,000円×10人×2時間＝40,000円です。
さらに準備するために書けた時間や経費等を考えるともっと費用は掛かっています。
そういったことを考えると、次に何をやるか決定せずに終わる会議は費用の無駄遣いです。
ただし実行することについて完璧を求めると足が止まってしまいます。
経営だけに限らず、全ての人の行動は「仮説・検証」の繰り返しです。
まずはやってみることで何らかの結果を得ることができます。
それを検証して次の行動にうつします。
これを繰り返していけば、だんだんと精度の高い行動になっていくでしょう。
最後に
今回は会議を進行する上で押さえてほしいポイントを3つご紹介しました。
３つは以下の通りです。
- 何をやったか？
これまで（今月）何をやったか
- 問題がないか
仕事を進める上での問題点の確認
- 何をやるか
これから（来月）何をするか
この３つのことを確認すれば十分です。
強い職場を作ることも、「課」や「係」でミーティングする機会がないとまとめにくいです。
またミーティングがあっても「どうやって進行していけばよいかわからない」といった感じで、正しい会議の進行ができていないこともあります。
あと最後にお伝えしたいことがあります。
それは「会議の決定事項を議事録に残して共有すること」です。
これをしておかないと振り返りができません。
下手をすると決定したことを忘れるなんてこともあります。
また参加者間で決定したことの理解がズレていることもあります。
そうしたことをなくすために議事録を回覧して共有を忘れずにして下さい！
