こんにちは！中小企業診断士のカズユキです。
私は仕事で業務改善のお手伝いをしています。
世の中は常に変化していますので、常に改善を続けなければ企業の存続が難しくなります。
どんな会社でも改善すべきことは存在しますが、通常業務をしながら改善活動を実施することは難しいのが現状です。
ですので、改善すべきことはわかっているけれども、放置しているケースが見受けられます。
私の仕事は、将来に向けて改善すべきことを、進めていくことです。
組織全体で改善活動をするには、運営管理するノウハウが必要です。
今回からシリーズで「業務改善活動の進め方」を解説していきます。
今回は改善活動を進めるときに目的の共有して欲しいという内容です。
手段の目的化に注意する
何かをする時に目的を意識することは大事です。
私も経験がありますが、手段が目的化してしまっているケースがあります。
私が以前勤めていた会社では、売上や販売実績を手計算や電卓で集計していました。
今思えば、Excelで集計したほうがはるかに早いのですが、慣れというのは恐ろしく、だんだん疑うことをしなくなりました。
もっと言えば、POSレジを導入していたので、手計算で集計する必要もありませんでした。
POSレジ導入時には、さすがにムダな作業と思ったので、進言したこともあります。
しかし、
「POSレジはこれまでの手計算の集計とずれる」
「昨年比較を正確に出したから手計算を続ける」
というよくわからない理由で継続することになりました。
せっかくPOSレジを導入したにもかかわらず、これまで通り残業をして手計算の集計は続けられました。
POSレジ導入の目的は「IT化による業務効率化」です。
しかし当時トレンドになっていたPOSレジを導入することが目的となってしまって、肝心の目的が達成されていません。
また集計も昨年対比と合わせることが目的となってしまって、柔軟に考えることができなくなっていました。
集計の目的は、経営状況を把握して対策を打つために使用します。
POSレジの集計の融通が利かないならば、その範囲でできることを考えればあったはずです。
このように手段が目的になってしまって、これまでのやり方を変えることができない事例はよくあります。
そのためにも「なぜしなければならないのか」を共有しながら進める方が求められます。
業務改善活動の目的を共有する
業務改善活動にも目的があります。
どのような目的を達成するのかを共有しておくことは非常に重要です。
しかし改善活動を実施する際に、何のために改善をするのか、何を達成したいのかを十分にすり合わせていない状態で始めるケースがあります。
そうすると現場スタッフは主体的に進めようとはせず、やらされ感の中で活動をします。
通常業務にプラスして改善活動を強いられるので、負担が重くなったと思われてしまいます。
その状態でスタートすると、最初は何とか気合で実施できますが、次第に活動が止まったり、形骸化したりします。
活動を始める前に、なぜしなければならないのかを伝えることで、やらされ感を少なくすることは可能です。
「活動の目的なんて、いちいち説明しなくてもわかるだろう」
と思いがちですが、経営者や上司から伝えることで、活動に対するモチベーションが変わります。
ただし、上司ですら目的を答えることができないケースもありますが(^^;)
活動の目的には、
- 主体的に行動できる人材を育成する
- 品質のバラツキを解消し、生産性を向上させる
- 異なる部署との連携を強化して、チーム力を高める
このような内容が考えられます。
活動の目的がはっきりしていない場合、経営者や上司に確認して見てください。
はっきりとした回答が得られないと、活動が長続きしません。
目的をはっきりさせるとな業務改善活動の内容が、目的にそぐわないことも発見できます。
みんなで目線を合わせながら進めていくことで、業務改善活動が目的を達成する内容になります。
また経営者や上司は活動の目的を文章化して共有しやすくしておきましょう。
こうした目的は定期的に口頭で伝え続けてください。
活動は「影響の輪」から始めよう
皆さんの中には業務改善活動を進めたくても権限上、できないケースも多いと思います。
業務改善活動は会社のサポートがないと、全社的に実施することは難しいです。
そうした制約がある場合は、まず自分でコントロールできる範囲のことを改善していきましょう。
７つの習慣でも言われていますが、自分の関心がある領域の中で、コントロールできない領域を「関心の輪」よりも、コントロールできる範囲を「影響の輪」に力を注ぐことが重要であると述べられています。
「関心の輪」と呼ばれる、自分でコントロールできない範囲のことを論じても、現状を変えることはできません。
たとえば、経営判断に関することや人事・処遇面なんかは、いくら文句を言っても一従業員では変えることは非常に難しいです。
一方で「自分の現場」や「細かい仕事のやり方」などは変更することができます。
いわゆる「影響の輪」です。
まずは自分のちょっとした仕事のやり方など、影響の輪から始めてみましょう。
終わりに
今回は業務改善活動の目的共有について解説しました。
改善活動をやっている会社の中には、
「アイデア提出ノルマがあるからやっている」
「上から言われたので、仕方なく指示でやっている」
など、後ろ向きな動機が見受けられます。
しかし改善は会社だけでなく、働く人にもメリットがあります。
- 手間のかかる作業が楽になった
- モノが探しやすくなった
- 余計な作業がなくなった
- ミスが少なくなった
などなど、仕事の生産性が向上して残業が減ったり、身体の負担が減ったりします。
改善の成功体験は、仕事にも良い影響が出ます。
ぜひ主体的に取り組んでみてください。
また、経営者の方は残業時間が減ったら、賞与等で還元してください。
改善が進んで年収が減ってしまわないような配慮もお願い致します。
実務ノウハウをテキスト・動画にまとめました
私の実務経験を再現性のある形にして共有しています。
テキストでは、実務の進め方を最初から最後まで解説しております。
また動画はテキストに沿いながら、実務経験を伝えるようにしました。
実務を進める上で必要なツールについても共有しております。
お試し版も用意しており、どんな内容であるか一部お試しで資料や動画を見ることができます。
ぜひ参考にしてください！
