こんにちは！中小企業診断士のカズユキです。
今回は組織で5S活動の「清掃」をする時に、あるととっても便利な「分担チェック表」を解説します。
組織的に5S活動をしよう！
私は５S活動を通じて、実行力のある組織づくりを支援しています。
5S活動とは、
- 整理（いらないものを捨てる）
- 整頓（いるものをキレイに並べる）
- 清掃（事務所や機械をキレイにする）
- 清潔（そもそも汚れないようにする）
- 躾（決めたルールを守る）
それぞれローマ字で表すと「S」から始まるので、5S活動と呼ばれています。
「大げさに言うてるけど、誰でもできるやん」
と思われたかもしれません。
私は「誰でもできる」からこそ、5S活動を組織的に実行して欲しいのです。
実は５S活動の内容は誰でもできますが、組織的に実行しようとするとうまくいきません。
従業員さんの自主的な行動を待っているだけでは、だれも動きません。
また、一度実行に移しても活動を実施する仕組みがないと、継続的な活動になりません。
仕組みを作り、従業員さんが意欲的に実施してくれるよう促します。
仕組みはさまざまありますが、今回は５S活動の「清掃」をピックアップします。
なかなか清掃が定着しない場合、「分担チェック表」を使いましょう。
分担チェック表を活用しよう
私が5S活動の支援している会社では、このような分担チェック表を使っています。
Excelで簡単に作成できるので、簡単な仕組みです。
分担チェック表には以下の決まり事を入れます。
- 清掃時間（いつやるのか）
- 清掃場所（どこをやるのか）
- 担当者（誰がやるのか）
- 清掃内容（何をどこまでやるのか）
これらのことを明確にします。
清掃時間（いつやるのか）
まずは清掃時間を決めます。
5S活動をやってる会社であれば、週末の30分間や月末の1時間といった感じで、活動時間を決めています。
「手が空いた時に、その都度実施する」
ではうまくいきません。
必ず時間を決めて実施してください。
「忙しくて時間が取れない」
こんな意見も挙がります。
そんな場合毎日5分間だけでもいいです。
まずは無理しない程度に実施してみましょう。
通常業務に支障をきたさない程度にしなければ、どんな立派な計画を立てても頓挫します。
計画は「ちょっとゆるいかな」ぐらいで良いです。
清掃場所（どこをやるのか）
次に実施する場所を決めます。
決め方はエリアを決めたり、対象の機械を決めたりさまざまです。
注意して欲しいのが、先ほどの清掃時間に収まる範囲かどうかです。
5S活動に慣れていない会社の場合、とんでもなく広い範囲を短い時間で終わらせるような無茶な計画を立ててしまったりします。
清掃時間と同様に、あまり負担がかからないよう限定します。
最初はごく一部で良いです。
少しずつ範囲を広げていきましょう。
担当者（誰がやるのか）
エリアごとに担当者が一人ひとり決められているのは、「一人一役」ですね。
一人一役はメンバーの不公平感を極力なくすための仕組みです。
5S活動を実施すると必ず非協力的な人がいます。
非協力的な人をきっかけにして、
「やってもやらなくても同じなら、やりたくない」
と言った感じで5S活動が止まることもしばしばあります。
そうしないためにメンバーに役割を割り当てます。
協力してくれるメンバーが気持ちよく参加できるように、非協力的な人をうまく巻き込めるように、リーダーの役割は重要です。
理想的にはメンバーの負担が均等になれは良いのですが、なかなか難しいです。
特に非協力的な人は面倒と思われたら、活動に参加しなくなります。
そのためにうまく活動の負担を割り振ってください。
最初は負担が少ない場所や作業を担当してもらいます。
そこから徐々に広げていきましょう。
人は一度決めた方向性を変えたくないという心理が働きます。
活動が軌道に乗ると、割り当てられた以上の作業をしてくれる場合があります。
その場合は軽くでも良いので認めてあげてください。
やって当たり前の風土から、やれば承認される風土に変えていきましょう！
清掃内容（何をどこまでやるのか）
最後にどこまでやるかを考えます。
このどこまではエリアではなくて「何を使って掃除するか」といった方法です。
例えば床の掃除は、
- クイックルワイパーで済ます
- ホウキで掃く
- 掃除機をかける
といった感じで、いくつか方法があります。
私の事務所では机やイス、本棚等はウェットティッシュで、床は手動の掃除機を使ってます。
ウェットティッシュは使ったら捨てるので、雑巾のように後処理がありません。
手動の掃除機はコードやバッテリーがないので、簡単に扱うことができます。アナログなので壊れるリスクが少ないです。
実はこうした活動は守らせることも大事ですが、守ってもらいやすい工夫が必要です。
極力面倒なことを減らすことで、快適に参加することができます。
こうした工夫で守ってほしいリーダーと守って参加するメンバー両方がストレスフリーになります。
分担チェック表のダウンロード
私が使っている分担チェック表を提供します。
Excelで簡単に作成できますので、使いやすいようにアレンジしてみて下さい。
ほんのちょっとの工夫が大きな成果や習慣を生みます。
完璧なチェック表を目指すと活動前に疲れてしまうので、まずは60点のチェック表を作りましょう。
「この表ちょっとわかりにくい」
といった突っ込みを開けるくらいでちょうど良いです。
その意見を取り入れて、少しずつ改善していきましょう！
最後に
今回は5S活動の清掃をうまく浸透させる方法として「分担チェック表」をご紹介しました。
いつ、どこを、だれが、何を、どのように清掃するか、誰が見てもわかるというのはよいことです。
実はこのチェックリストを作るもう一つの理由があります。
それは、
「やり遂げたという記録が見える」
ということです。
やったことが見えると人は達成感を感じます。
自分たちが決めたことが守られている、継続していると感じることは、満足感や達成感を与えます。
それがさらに５Ｓを継続しようという、前向きな気持ちを呼び起こします。
「うちの会社は社員が自発的に動いてくれない」
といった話をよく聞きます。
やりたくない人もいますが、きっかけがなくてやらない方もいます。
そうした力を発揮できるように、仕組みを作って取り組んで下さい。
適切な機会を与えることで、会社が活性化します。
新たな人材発掘にもつながりますので、実践することを期待します！
