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【はじめてのコンサル実務③】エクセルで作成!人事制度構築の実務

投稿日:2022年11月20日 更新日:

こんにちは!中小企業診断士のカズユキです。

私は実務で人事制度構築の支援をしています。

実務で学んだことと事業者様からのニーズを踏まえてノウハウをまとめました。

評価制度の構築を考えている方や、評価制度構築のコンサルタントを考えている方にとって有意義なものと自負しております。

ぜひご活用いただければと思います。

評価制度は人財育成のツール

評価制度を導入しようとすると、必ず抵抗が起きます。

評価制度は働く人にとって、人件費を削減する口実と捉えられていることが多いからです。

しかし経営者はそんなことを思って導入しようとしていません。

「人を育成したい」

「頑張っている人にしっかり報いたい」

「従業員の生活をもっと豊かにしたい」

経営者からは従業員のことを思って評価制度を導入しようとしています。

そうしたギャップをなくすべく私は評価制度のことを「人財育成制度」と呼ぶこともあります。

従業員の皆さんに良いものであることを認識してもらえるよう精一杯説明しています。

中身については会社によって求めるものが違うので様々です。

共通して重要なことは「しっかりと手順を踏んで導入すること」です。

どんな良い評価制度を導入しようとしても、手順を間違えると受け入れてもらえなくなります。

私がまとめたノウハウには、しっかりと手順を踏んで受け入れてもらいやすいような内容となっています。

 

評価制度のニーズは高まっている

事業者様から評価制度を構築したいニーズは高まっています。

それは労働者派遣法の改正である「同一労働・同一賃金」が影響しています。

同一労働・同一賃金では「均等待遇」「均衡待遇」の2つが求められます。

均等待遇(きんとうたいぐう)は同じ仕事なら同じ処遇にすることです。

均衡待遇(きんこうたいぐう)は違う仕事なら合理的な差の処遇を設けることです。

また、処遇の違いについて従業員から説明を求められると対応しなければなりません。

この問題を解決する有効な手段が「評価制度」です。

 

評価制度では「等級」を定めます。

等級では従業員の能力や職務、役割を基にランク分けすることです。

例えば、役職と一般職では役割が違います。

一般職は個人の仕事に責任を持ち、役職では管理している部署の成果に責任を持ちます。

また役職でも主任や係長、課長・部長では役割が違います。

部署の一部チームを管理する場合もあれば、全体を管理する役割もあります。

一般職の場合でも新人・中堅・ベテランでは役割が違います。

新人は仕事を覚えて一人前になっていることが求められますが、社歴が長くなってくると成果や新人育成など責任が増えていきます。

評価制度を構築していくと、これらを等級という形に分けて、役割を明確にしていくことができます。

 

多くの会社では役割を伝えていない

なぜ役割を明確にしないといけないのでしょうか?

それは労使双方の関係を良好にするためです。

役割を明確にすることで、会社側・従業員側双方にとってメリットがあります。

会社側は従業員が自分の役割を認識すると、会社が求める働き方をしてくれます。

従業員側も会社が求めている役割がわかると、努力する方向性が明確になります。

 

こんな双方にメリットがあることをしていない会社が多いです。

各役割が認識できていないので、働き方が役割を認識していない状態になっています。

例えば、

  • リーダーが作業者と一緒に仕事をしている
  • 役職者がサボっているように見えて従業員から不満が出る
  • パートと社員の仕事がほぼ同じ内容
  • 仕事の効率化や生産性向上の意見が出ない

役割が不明確な状態は、組織の不満を生みます。

当然ですがリーダーと作業者では役割が違います。

しかしリーダーとしてどんな仕事をするべきなのか教えられていないので、結局作業者と同じことをしてることが見受けられます。

逆に役職者が仕事を全うしているのにもかかわらず一般社員から不満が出ることもあります。

「自分たちはこんなに忙しく仕事をしているのに手伝ってくれない」といった意見です。

これは従業員に役職者の役割がうまく伝わっていないことが原因として挙げられます。

役職者は実務に参加するよりも、仕事全体が円滑に進むようにします。

日常業務に忙殺されていては、社員のサポートやトラブルに対応できません。

そのことを組織全体に示しておく必要があります。

またパートと社員の仕事内容が近いと「同一の仕事なんだから処遇も一緒にして欲しい」といった意見が出ます。

たしかに普段の仕事は同じかもしれません。

しかしクレームの対応や機械の調子が悪くなった場合に誰が対応するでしょうか?

こういったイレギュラーの対応をパートに任せる会社は少ないです。

よって厳密には権限や責任に違いが生じます。

 

このように働いている人の役割を明確にして説明をしておくことは、組織を運営する上で大事なことです。

評価制度ではどのような役割が求められるのかを、構築する時に議論をします。

議論を進めていくと経営者から「そういえばこんな役割を担ってほしかった」といった新しい発見があります。

それを形にして伝えていけば、労使の関係が良好になっていきます。

 

複雑な評価制度は不要

近年はIT技術の発達により、タレントマネジメントシステムが増加してきました。

いろんなことができてモチベーションアップにつながると宣伝されていますが、果たして本当にそうでしょうか?

システムを導入しようとすると、導入するシステムについて理解をしなければなりません。

またシステムは柔軟ではありませんので、ある程度はシステムに合わせてマネジメントしなくてはいけません。

事業者様からのニーズは変化します。

特に形になっていくほどに具体的なニーズが顕在化してきます。

複雑なシステムを入れると柔軟に対応できません。

たとえ出来たとしても、追加費用が発生するのでイニシャルコストが増大します。

 

現実的に中小企業においてタレントマネジメントシステムは、費用対効果から考えても導入を考えていない事業者様がほとんどです。

評価制度は会社によって必要な要素や運用方法が違います。

よって柔軟に変更できるようにしておいたほうが良いです。

私は「Excelで十分構築可能」と考えています。

見た目の良いシステムが重要ではありません。

評価制度でどんなことを実現したいかを考えることが非常に重要です。

そこにこだわらなければ本当に導入すべき評価制度を実現できません。

今回私はまとめたノウハウには、導入までのロードマップをテキストにまとめました。

また動画で手順を細かく説明しています。

付属資料のツールはExcelで作成していますので、誰でも使用できます。

 

評価制度構築ツールの説明

私が使用している評価制度ツールがどういったものかを説明します。

テキスト

テキストは全部で8つのカテゴリーに分けております。

人事制度構築は手順があります。

しっかりと手順を踏んで構築することによって、会社に浸透する制度になっていきます。

このテキストには細かく手順を紹介していますので、誰でも理解できる内容になっています。

このノウハウでは「等級制度」、「評価制度」、「昇給制度」のノウハウを紹介しています。

 

参考資料

人事制度を構築するための資料を用意しました。

役割を明確にする「役割一覧表」や行動目標のサンプル、トライアル評価・導入の説明など豊富です。

特に行動評価のサンプル例はかなり充実していますので、非常に参考になります。

サンプル等はExcelやPowerPointで作成しましたので、誰にでも簡単に扱えるようにしています。

 

解説動画

ノウハウを解説動画にしてまとめています。

現在作成中ですので、しばしお待ちください。

 

今回のノウハウは実際に私の手順や使っているツールを提供していますので、そのまま実務で使えるレベルのものです。

コンサルタントとして活躍したい人だけでなく、自分の会社で人事制度を構築・見直しを検討されている場合にも役立ちます。

参考資料はExcel・PowerPointのまま提供しますので、自分でアレンジも可能です。

ぜひ私のノウハウを最大限活かして、会社が発展する人事制度を構築してください!

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