こんにちは！中小企業診断士のカズユキです。
今回は5S活動成功のポイントである「一人一役」について解説します。
うまくいかない5S活動
私は会社の目標管理が適正にできるよう、活動メンバーと一緒に進めています。
その中で5S活動を支援することもあります。
5S活動は組織的に整理整頓を実行する活動です。
活動自体はそれほど難しくありませんが、本業をやりながらだと、うまくいかないことがあります。
「うちの社員は掃除をきちんとやらなくて……」
「掃除はやっているのですが、どうもダラダラとしているようで……」
「すみずみまできれいに掃除をせずに、大ざっぱなんです」
「メンバーの協力が得られず、特定の人しか参加していません」
このような悩みは、５Ｓ活動をしている会社ではよく聞かれることです。
これは5S活動だけでなく、普段の仕事においても当てはまります。
こういったことをなくして、みんなが参加してもらえるようにするためにどうすれば良いでしょうか？
答えは「一人一役」です。
「一人一役」とは？
「一人一役」とは、名前の通り「一人ずつ役割を与えること」です。
例えば掃除が隅々まで行き届き、継続させようとする時に「一人一役」は清掃場所や清掃箇所の担当者を明確にします。
決め方は下の写真のように部屋のレイアウトを区分けして担当者を割り当てます。
一人一役の効果は主に２つあります。
- エリアの漏れやダブりをなくす
- 責任が明確になる
です。
清掃エリアに漏れやダブりがなくなる
エリアがきっちりと分けられているので、掃除が漏れてしまうことや、同じ場所を複数の人が掃除してしまうことを防げます。
分担する場所は明確に決めておいた方が良いです。
例えば担当する場所をローテーションする時に図示しておくことで、簡単に把握することができます。
自分の責任箇所が明確になる
自分がどこのエリアを清掃しなければならないのか明確なので、清掃に対する意識が高まります。
逆に言うと、誰がサボったのかが一目瞭然になります
担当エリアは毎月ローテーションしています。
人を変え、視点を変えることで、これまで気がつかなかった汚れが見つけられるからです。
うまく巻き込むことで不公平感を失くす
「一人一役」をすれば意識は大きく変わります。
掃除が隅々まで行き届き、継続するためには、こうした細かい取り決めが大事です。
5S活動で問題となるのが「参加するメンバーが損をすること」です。
社内で5S活動を実施しても、リーダーや一部の従業員しか参加していないことがあります。
最初のうちは活動を続けることができますが、次第に危うくなります。
「自分ばっかりやって、やらない人が得している」
「やってもやらなくても評価が同じなら、やらない方が良い」
こんな声が声が聞こえるようになると、5S活動が会社の雰囲気を悪くします。
「一人一役」をうまく使ってメンバー全員を巻き込めば、不公平感がなくなります。
また参加しているメンバーをわかりやすく評価しましょう。
人事制度の評価に組み込んでしまえば、ほとんどの人が参加します。
しっかり仕組みを構築して、意味のある活動にしてください！
５S活動で組織を変えよう
私は５Ｓ活動の重要性をこのブログで発信しています。
また組織的に実行するための、ノウハウをまとめています。
参考書と違い、すぐに実行できるツールをふんだんに盛り込んでいます。
ぜひご活用くださいませ(^^)
