こんにちは！中小企業診断士のカズユキです。
私の仕事である「業務改善活動」の解説をしています。
今回は2回目です。
前回は目的共有について解説いたしました。
会社全体で改善活動を実施するには、参加するメンバーに「何のためにするのか」を共有することが大事であることを伝えました。
やらなくてもわかるかもしれませんが、経営者や上司の口から目的を直接伝えることに意味があります。
今回は活動スケジュールの作成についてです。
スケジュールをなぜ作るのか
私は業務改善や評価制度構築など、何かの支援をする時には必ず事前にスケジュールを作成します。
しかしこれまで一度もスケジュール通りに進んだことはありません。
「それじゃあスケジュールなんて作成しなくても良くない？」
なんて思うかもしれません。
しかしスケジュールを作成しておくことは、非常に重要です。
なぜなら以下のような効果があるからです。
- ゴールの目安がわかる
- 活動や目標作成が遅れないよう意識できる
- スケジュールをみんなと共有できる
スケジュールはその通りに行けばよくて、行かなければ良くないというものではありません。
活動の全体像を把握して、着地点が見えているかどうかが重要です。
改善活動におけるスケジュール
業務改善活動におけるスケジュールは以下のことを検討します。
- 会社の方向性をいつまでに決めるのか
- 活動のメンバー決めをいつまでにやるか
- 活動を始めることを社員にいつ周知させるか
- 部署ごとの目標をいつまでに決めるか
- 目標決定後の活動の推移はどうなるか
このような内容を共有できるよう、以下のように表にまとめると良いでしょう。
活動の詳細は別の機会に説明いたします。
ここではどのようなタイム間で実行していくかを説明いたします。
業務改善活動のスケジュール
会社の方向性は「ビジョン」「ミッション」等で表されます。
具体的な各部門の目標を作成する前に、会社の大きな方向性を決めておかないと、何のために改善をするのかがわかりません。
また、具体的な目標作成時に、ビジョンやミッションは活動内容をすり合わせることができます。
活動の中心メンバーを選定することも必要です。
活動自体は全員参加が基本ですが、活動を引っ張ってくれるメンバーが必要です。
また現場の細かい改善内容は、現場の人間にしかわかりません。
会社の方向性に沿うためには、具体的なアクションプランが必要です。
協力者を募って活動する必要があります。
また、活動を社内全体に周知しておかないと、良い活動でも非協力的な人が多くなってしまいます。
活動を実施する前に、必ず活動の目的などを周知しておきましょう。
ビジョンを実現するための具体的行動目標を決定する期間も決めておいたほうが良いです。
行動目標は実行しなければ、改革を作成した時間が無駄になってしまいます。
かといって、あまり議論せずに実施することを優先しすぎると、達成した時のリターンが少なかったり、かえって無駄な作業が増えてしまったりします。
私の場合、目標設定期間は２～３か月程度にしています。
決めたら即実行していきます。
目標設定後の活動はどのようになるかもイメージしておく必要があります。
一般的には進捗確認と言われるものです。
定期的に活動の推移を見て、都度修正やテコ入れが必要になってきます。
さらに私が実施している業務改善活動は、会社全体の問題を解決する会議も月1回のペースで開催しています。
その後は目標を半年ごとに更新しながら活動を進めていきます。
終わりに
今回はスケジュールの作成について解説しました。
業務改善活動はスケジュール通りにいかなくても、修正しながら進めていくことが多いです。
活動は期首から始めることができれば良いですが、初回のタイミングが合わないこともあります。
たとえば、半期ごとに目標管理をしている場合は、以下のようにしています。
- 下期のタイミングから開始する
- 期首に間に合わない場合、下期も含めた1年間の目標を立てる
- 下期に間に合わない場合、下期の途中＋上期の目標を立てる
基本的に、期限を長くとってスケジュールを作ります。
2回目以降の目標作成は期首や下期に間に合うよう、2カ月前から練っていきます。
このような活動は、組織になじむまでに多少時間がかかります。
しかし人間は慣れの生き物なので、次第にできるようになってきます。
成功体験を積むことで、大きな改善につながったり、変化に対応できる組織になっていきます。
いきなり高いレベルを求めずに、徐々に進めていきましょう！
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